EGE BÖLGESİ SANAYİ
ODASI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ
Ulaş Can Atılgan-Ece
Uludağ-Sıla Sancak
Bu çalışmada kısaca Ege Bölgesi
Sanayi Odası hakkında bilgi verecek, kısaca faaliyet konusu ve bilgi sistemiyle
alakalı teşkilat şemasından bahsedecek ve son olarak da Yönetim Bilgi
Sistemleri hakkında teknik detaylardan ve sistemin ne şekilde çalıştığından
bahsetmeye çalışacağız.
EBSO yönetim bilgi sistemleri zaman
ve para tasarrufu yapmak amaçlı örgüt faaliyetlerini optimize etmek için yönetim
fonksiyonlarını kolaylaştırmayı hedefleyen interaktif bilginin yönetilmesini
içeren bir sistemdir. Bu sistem Türkiye’deki bütün sanayi ve ticaret odalarında
kullanılan bütün sistemler arasında en başarılı olarak gösterilmektedir.
Ege Bölgesi Sanayi Odası; faaliyetlerini toplam 67 sektörde,
5.700’e yakın üye sayısıyla İzmir’de devam ettirmektedir.
EBSO tüm dünyada ilk defa ISO 9000
Kalite Yönetim Sistemi Belgesi alan Oda unvanına sahiptir.
EBSO’nun başlıca faaliyet konuları ülke çıkarları
doğrultusunda sanayinin gelişimi için çalışmak, sanayiye yönelik araştırmalar
yapmak, istatistiki bilgiler sağlamak, sanayi ile ilgili bilgileri, haberleri
ve belgeleri toplayıp, yayınlar ve toplantılar yoluyla üyelerine sunmak, üyeler
için gereken kapasite raporları ve ekspertize dayalı çeşitli raporları
hazırlamak, fire ve zayiat tespitleri, araştırma raporları yapmak, ihracatçı
üyeler için çeşitli yasal formları ve belgeleri onaylamak, üyelerin eğitimi ihtiyaçlarını desteklemek ve temin
etmek, yeni organize sanayi bölgelerinin kurulması için çalışmak, uluslararası
Odaların Birlikleri ve Odalarla işbirliğinde bulunmak, sanayi enformasyon ve
internet organizasyonları kurmaktır.
İzmir Alsancak’ta
bulunan EBSO’da yaklaşık 70 personel çalışmaktadır. Gün içinde departmanlar ve
personeller arasında çok hızlı veri akışı ve iletişim söz konusudur. Aynı
şekilde ilgili şirket ve üretim tesisleriyle de sürekli temas halinde bir
sistem kurulmuştur. Bu bahsettiğim örgüt faaliyetlerini optimize etmek için
kurulan yönetim bilgi sistemi yaklaşık 200 bin tlye mal olmuştur. Sistem Oracle
vb. hazır bir sistem kurmak yerine kendi uzmanlarıyla ihtiyaç ve istekleri
paralelinde bir yönetim bilgi sistemi oluşturmayı tercih etmiştir. Benzer odaların kullandıkları sistemle
kıyaslandığında hem son derece ucuza mal edilmiş hem de en sorunsuz çalışan
sistem olmuştur.
Biraz da sistemin teknik
özelliklerinden ve uygulamalardan bahsetmek istiyorum. EBSO’da 40 mbps internet
hızı sunulmakta olup uç sayısı 70’tir ve
uç başı bağlantı hızı 0.428 mbps kadardır. Diğer sanayi ve ticaret odalarından
farklı olarak tüm uygulamalar için tek bir Linux sürücü kullanılmaktadır.
Oda içerisinde personelin en aktif
kullandığı ve şirketlerle ilgili işlemlerin yapıldığı oda içi süreç yazılımı
Asterix’tir. Kuruma özel bu yazılım çok sık denetim ve bakımdan
geçirilmektedir. Ayrıca EBSO için bir önemli nokta da, müşteri memnuniyet
otomasyonun çok aktif çalışmasıdır.
Sistemde Trend Micro antivirüs
uygulaması kullanılmaktadır.
Kurum bağlı olduğu TOBB ile de
sürekli veri alışverişi içerisindedir. Sistemin TOBB ile de entegrasyonu var.
Sistem aracılığıyla online borç ödeme, bilgi güncelleme, mail iletişimi,
yedekleme, web güncelleme ve danışmanlık hizmetleri işleri yapılabiliyor.
Bunlarından çoğu EBSO’nun kendi sunucusu üzerinden gerçekleştiriliyor. Sistem
Bilgi Yönetim Şefliği tarafından organize ediliyor ve yönetiliyor. Açıkçası EBSO’ya ait web sitesiyle ilgili bir
takım sıkıntılar ve şikayetler söz konusu ancak yakın zamanda web sitesinin
yenilenmesi planlanıyor.
Tüm teknik uyum testleri yetkili personel tarafından test
laboratuvarından sistemden izole olarak yapılmaktadır. Yasal Gereksinimlere Uyum ve Kontrol Prosedürü
Hazırlanmıştır. Denetimler sistem üzerinde açılmış sadece okuma yetkisi olan
kullanıcı isimleri ile yapılmaktadır. Tüm denetleme araçlarına sadece yetkili
personelin erişimi vardır. Kurumsal kayıtların korunması konusunda Yasal Gereksinimlere Uyum ve Kontrol Prosedürü Hazırlanmıştır. Kurumsal
veriler EBSO dışında bir lokasyonda barındırılmaktadır. Teknik zayıflıkların
kontrolü konusunda belirli
zaman aralıkları ile sistem Bilgi İşlem Operatörü tarafından açıklıklara karşı
hacking araçları ile test edilmektedir. Uzaktan çalışma yetkisi kurum
personeline verilmiştir. Tüm kullanıcılar kendilerine verilmiş olan kullanıcı
isimlerini kullanarak vpn bağlantısı yapmakta ve kendi yetkili oldukları
kaynaklara erişebilmektedirler, tüm uzaktan erişim bilgisayarları domain
controller üzerinde kayıtlı ve oturum zaman aşımı ilkesi ile çalışmaktadırlar.
Ağ erişimlerinde kimlik doğrulama sistemleri kurulmuş, birbirinden izole ağlar
oluşturulmuş erişimlere şifre konulmuştur.
EBSO
tarafından kurulan bu sistemde Sistem odasına hareket algılayıcı kameralar,
ısı,nem,su sensörleri ve iklimlendirme cihazları yerleştirilmiştir. Herhangi
bir durumda bu sistemlerin belirtilen adreslere sms ve elektronik posta
göndermesi sağlanmıştır. Sistemde mobil kod
kullanılmamaktadır. Usb ve cd sürücüler kontrol altına alınmış, mobil kodların
internetten indirilip yüklenmesi güvenlik yazılımları ile engellenmiştir. Bilgi yedeklemesi kurumda 3 farklı
şekilde yapılmaktadır. Acronis-CA yazılımları ile tüm sistemin hergün yedeği alınmakta
ayrıca Üye Veritabanı yedekleri hem kasetlere hemde EBSO sışındaki bir
lokasyonda anlık olarak yedeklenmektedir.
Kaynakça
· EBSO Bilgi Yönetim Sistemleri Şefliği
· EBSO BGYS Uygulanabilirlik Bildirgesi, 17.11.2011
· EBSO-İTO-İSO Odalararası Gözlem Raporu, 2011
